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社内パーティ成功の方法

社内パーティの担当者になったら

社内パーティは、会社にとっての一大イベントです。

社内パーティといっても慰労会や報告会、忘年会など目的や規模は様々ですが、しっかりと企画運営を実行しなければ成功させることは不可能です。

もし社内パーティの幹事を任されてしまったら、どのような点に気を付けて準備を進めればよいのでしょうか。

今回は、社内パーティを成功させるためのポイントについて解説します。

目的を確認する 社内パーティは様々な目的で開催されます。どのような内容で何の目的で開催されるパーティなのかを知っておかなければ、パーティの方向性が定まりません。

幹事に指名されたら、最初に何のために開かれるパーティなのかを確認しておきましょう。

併せて確認しておかなければいけないのが、パーティの予算です。

予算によってパーティ内容は全く変わりますから、最初に具体的な金額を確認しておいてください。

忘年会や新年会など、出席者から会費を徴収するタイプのパーティであればどのくらいの金額で予定しているのかを聞いておいてください。

開催日時を決める 社内パーティの準備で最初に決めなければいけないのが、パーティを開催する日時です。日時が決まらないと準備にどれだけの時間をかけられるかがきまりませんし、具体的な作業に移ることができません。

まずは関係者と相談し、パーティの開催日を決めましょう。 会場の都合などで必ずしも予定通りの日程が組めない可能性もあります。ある程度予備日を設けておきながら準備を進め、最終的な開催日を決定するのが効率的なやり方です。

ただし、創立記念日など絶対に開催日を動かせない社内パーティもあります。その場合は日程を最優先して準備を進めなければいけません。

招待客を決める 社内パーティには多くの招待客が出席します。小さな規模ならオフィスの忘年会などで数十人程度、大規模なものなら全社員が出席して千人規模のパーティになるでしょう。

出席者がどのくらいの人数になるのか、どういった人が出席するのかがはっきりしなければ、会場を決めることができません。

キャパシティに合わない会場を用意してしまえば、会場に入れない人が出てしまう可能性がありますから、どの程度の出席者を見込んでいるのかを確認しておきましょう。

出席者のランクも注意が必要です。同期の集まりであれば皆似たような年代、立場の人ばかりが出席するパーティーになりますが、上司や社長などが出席するのであればふさわしいもてなしが必要になります。

どのような人が出席するパーティーなのかをしっかり確かめてください。 会場を決める 会場がきまらなければ社内パーティは開催できません。会場選びはパーティの幹事が一番頭を悩ませるポイントですが、パーティの成功は会場で決まるといっても過言ではありません。

出席者の人数とパーティの目的を考えて予算内で収まる会場を探してください。

会場選びでは、ある程度キャパシティに余裕をもたせておくことが重要です。

社内パーティなら当日になって予定外の出席者が増えることも珍しくありません。人数ピッタリで主要人数ギリギリでは対応できなくなってしまいますから、ある程度融通の利くお店や広めの会場を押さえておきましょう。

パーティ会場は必ず下見しておきましょう。資料だけで会場を選んでしまうと、実際の様子が想像と違っている可能性があります。

内容を決める

社内パーティを円滑に進めるためには、どのようにパーティを進めるのかの企画をしっかりと計画しておかなくてはいけません。 挨拶やスピーチを盛り込むなら、早めに依頼しておきましょう。期日が差し迫ってからでは相手に迷惑になってしまいます。 本格的なイベントや出し物を企画しているときは、外部の業者に発注する必要があります。

人気のタレントならスケジュールを早く押さえなければいけませんから、なるべく早めに連絡をしてください。 想定外の事態に備える どれだけ入念に準備しても、予定通りにパーティが開ける保証はありません。

雨が降ったらどうするのか、欠席者や急な参加者が出たときはどうするのか、遅刻者に対応できるのか、忘れ物や盗難対策はできているか等、様々な事態を想定しておきましょう。 ぶっつけ本番でパーティを開くのは無謀です。

人数や予算などをしっかりと確認し、出来る限りの準備を整えておくことがパーティ幹事としての責任です。

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